Las empresas que migren a este tipo de servicios obtendrán grandes beneficios en sus procesos, en sus costos y en el servicio que brindan al cliente.
Es un hecho que la digitalización de la firma en Ecuador ya es tendencia, sin embargo, la firma electrónica comprende un concepto general que incluye mecanismos tecnológicos de seguridad dentro de un documento.
En Ecuador la Ley de Comercio Electrónico hace referencia a este concepto de la siguiente manera:
“Art. 13.- Firma electrónica.- Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de datos”.
Firma digital abarcaría un concepto más detallado en cuanto al uso de sistemas criptográficos de clave pública (PKI) que está dentro del espectro general de firma electrónica avanzada. La forma de la “marca” o cómo fue creada no es lo esencial, lo relevante es probar quién realiza el grafo y que el documento no se altere con posterioridad.
Desde empresas como Xerox, encargados de la implementación de esta herramienta, en conjunto con Edatalia, compañía española especializa en esta solución, consideran que es importante que las empresas o instituciones migren a este servicio por los siguientes beneficios:
- Porque es adecuada para todo tipo de documento. Los que podrían servir como prueba en un litigio legal, requerirían de una firma electrónica avanzada, y los documentos simples podrían utilizar únicamente una firma simple que de igual forma cumple con niveles y estándares de seguridad propios de la plataforma.
- Simplifica procesos y reduce el tiempo de gestión documental digital, creando documentos con mayor seguridad que el físico.
- Aumenta la productividad de los empleados, ya que dejan de gestionar documentos físicos que antes se enviaban a firmar físicamente a todas las áreas.
- Reduce los costos de impresión, menor consumo de papel, suministros, mantenimiento, almacenamiento físico, logística para movilizar documentos, entre otros.
- Contribuye a mejor manejo ambiental.
- Vincula la documentación generada al firmante y sus datos.
Además, mediante este tipo de servicio al realizar el proceso digital existen mayores garantías de disminución de fraude ya que ofrece privacidad de la información, porque la firma se asocia una única vez por documento, lo cual evita que se replique.
Otro punto importante es la seguridad de los servidores, ya que soluciones como las que Xerox implementa cuentan con plataformas que tienen seguridad perimetral, balanceadores, aceleradores, esquemas de alta disponibilidad, canales de comunicación dedicados. Es decir, que la solución de firma se basa en validar la identidad del usuario, esto significa que debemos incluir métodos de seguridad que nos permitan garantizar que la persona que está firmando es quien dice ser.
Estos procedimientos actualmente los clientes ya los incluyen como parte de sus soluciones digitales, con lo cual las soluciones de firma toman estos mismos métodos para la validación, lo que hace que los documentos se vuelvan inalterables una vez firmados y con trazabilidad.
En el Ecuador hay varias instituciones que están caminando al uso de este método, y hay un banco que salió con la solución de firma disminuyendo los volúmenes de impresión, y el tiempo total de operación de manera radical, lo que trajo consigo una mejor experiencia del cliente.
(*) Especialista de Negocios de Xerox.
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Last modified on 2019-11-12