Una vida más allá del Excel para su empresa

No es que Excel sea un mal programa, es excelente para utilizarlo a nivel personal, pero muchas veces, cuando se trata de hacer presupuestos y proyecciones complejas y colaborativas, es una verdadera pesadilla. Tratar de forzar tu herramienta de Excel para que pueda realizar este tipo de tareas es como “nadar contracorriente”.

En los últimos años se ha desarrollado tecnología innovadora para reemplazar el uso de Excel en presupuestos y proyecciones, pero todavía existen muchos financieros que viven atrapados en el pasado, que utilizan Excel para manejar los complejos procesos de presupuestos, planificación, reportes y forecast de sus empresas. Esas limitaciones son conocidas como los “nueve círculos del infierno de Excel” y apostamos a que has estado atrapado en más de uno de ellos:

CÍRCULO 1 - OOPS

Excel es frágil. En un ecosistema compartido de hojas de cálculo, es muy fácil para la gente eliminar filas, celdas, fórmulas y enlaces. Excel simplemente no está hecho para compartir y las eliminaciones accidentales están detrás de algunos de los peores desastres relacionados con Excel.

CÍRCULO 2 -  CONSOLIDACIÓN

Excel es un enorme dolor al consolidar. ¿Cuántos profesionales de las finanzas ven con angustia el tener que pasar horas y horas consolidando más de 50 planes departamentales en un solo plan maestro? Y en cuanto a tratar de producir un rolling forecast (planificación continua en diferentes escenarios) con la frecuencia con la que la empresa lo necesita, bueno, es verdaderamente imposible.

CÍRCULO 3 – AGOTAMIENTO MENTAL

Excel malgasta tu tiempo. Tu equipo no obtuvo títulos de Finanzas, Contabilidad, MBA y pasó perfeccionando sus habilidades analíticas y estratégicas durante años en la universidad para pasar el resto de sus carreras profesionales dedicados a la recolección y consolidación de hojas de cálculo. Eso es algo que destruye el ánimo y desperdicia el tiempo valioso de gente talentosa.

CÍRCULO 4 –  UN JUEGO DE ADIVINANZAS

Excel no es bueno para tener una base única. ¿Me puedes enviar la última versión del presupuesto?  Resultado: el equipo de finanzas siempre está en búsqueda del “número oficial” o “la última versión” para cualquiera que necesite información y conocer la posición actual del presupuesto o forecast.

CÍRCULO 5-  OBTENER DATOS

Es difícil obtener datos en Excel. Si pasas horas exportando laboriosamente los datos operativos del libro mayor, nómina y compras desde los sistemas, y además debes preocuparte por la configuración manual en Excel, entonces vives una pesadilla. Es necesario que sepas que existe una manera más fácil de hacer las cosas, y enfocar tu talento en el análisis.

CÍRCULO 6 –  GESTIÓN

Excel es muchas cosas, pero no es un sistema de información de gestión. Puede ser útil para el análisis, siempre y cuando sea solo para ti. Pero si lo que se está buscando es que altos ejecutivos y gerentes departamentales tengan tableros de gestión y ejecuten sus propios informes (por ejemplo, para comparar el desempeño actual con el desempeño del forecast, o para ejecutar un análisis What-if, Excel no es tu amigo.

CÍRCULO 7- TERRENO PLANO

Excel es bidimensional. Si lo que se busca es modelar algo así como la rentabilidad por línea de producto, Excel no está tan mal, pero si quieres que todos en tu equipo sean capaces de hacer modelos, como por ejemplo el impacto de un aumento de 5% del sueldo a un departamento y entender cómo esto tendrá un impacto en cada línea de negocio (por asignaciones), así como en el flujo de efectivo y en el balance. Entonces, tú y todo tu equipo de finanzas se encontrarán con un mundo de sufrimiento.

CÍRCULO 8 – ¿QUIÉN FUE?

Mucha gente. Cuando se tiene un montón de gente actualizando una hoja de cálculo de Excel, se hace imposible saber cuándo se han realizado cambios, quién los hizo y cómo. El rastro de auditoría se enfría rápidamente y eso no es bueno para la gobernanza, la eficiencia o la investigación de la fuente de errores e imprecisiones.

CÍRCULO 9 – RETO GLOBAL

Excel es lo suficientemente frustrante cuando solo se está tratando con una sola moneda y un régimen fiscal. Si tienes que tomar en cuenta varias monedas, las fluctuaciones del tipo de cambio y los caprichos de un régimen fiscal nacional e internacional, su consolidación, actividades de forecast, presupuesto y presentación de informes entran una nueva dimensión de la complejidad, para la cual Excel es extremadamente inadecuado.

LAS ALTERNATIVAS

Si todavía estás utilizando Excel, es principalmente porque pocos profesionales de finanzas conocen que existen alternativas. Una de ellas es Adaptive Insights, una solución utilizada por más de 4.000 empresas en el mundo de todos los tamaños e industrias, que automatiza los procesos de presupuesto, control, forecast y simulación de resultados financieros en función de las variables del negocio. Lo más importante es que no requiere participación del área de tecnología.

Foto: Fpalatam.

En América Latina la utilizan empresas como Embraer, Diners, Corporación GPF (Fybeca, Sana Sana, Oki Doki), Telefónica Centroamérica, Hospital Metropolitano, entre otras.

Otras alternativas son Anaplan, Workiva, plataformas que tienen la capacidad de conectarse con los sistemas de la empresa, incluidos aquellos que corren programas de Oracle o SAP, y permiten a los analistas revisar reportes en un solo lugar, muchas veces sin necesitar capacitación.

Según el medio El Economista, estos nuevos programas no solo permiten ver claramente qué es lo que está pasando con las finanzas de la empresa, sino que también permiten detectar y solucionar problemas antes de que tengan consecuencias.

Foto: Social media, Anaplan y Workiva.

En el caso de Anaplan, esta plataforma de planificación, gestión y modelado de negocios basada en la nube dispone de más de 100 aplicaciones de planificación diseñadas.

Por su lado, Workiva es una plataforma de software y auditoría basada en la nube que permite a las empresas crear y presentar informes y documentos financieros y de cumplimiento. Integra información de formatos de contenido dispares, incluidas hojas de cálculo, documentos de presentación, correos electrónicos y otros datos no estructurados en un solo informe basado en la nube.

* https://twitter.com/FpaLatam

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