Seis gastos innecesarios en las empresas

La administración es clave dentro de una empresa y un buen manejo de los recursos se traduce en múltiples beneficios: organización financiera, orden administrativo, finanzas sanas, crecimiento, oportunidades de inversión y prosperidad. Tener un sistema de administración a punto (compras, pagos, nóminas, insumos, utilidades, imprevistos…) incrementará las posibilidades de éxito de la empresa.

Revisar las cuentas siempre es un buen ejercicio para verificar a dónde se van los recursos, en qué se gasta y cuánto se gasta, además de identificar cuáles son los gastos que están impidiendo el crecimiento en áreas específicas y que podrían evitarse. Es decir, todas esas erogaciones de las que tu empresa puede prescindir sin afectar su operación o necesidades.

Estos son 6 gastos innecesarios en las empresas que pueden estar debilitando su presupuesto y afectando sus ventajas comerciales en el mercado:

PROVEEDORES 

Lo primero es analizar si con los que trabaja actualmente tu empresa son realmente indispensables. Identifica cuántos son, quiénes son, qué servicio ofrecen y detecta si hay duplicidad de servicios, incluso si están vigentes. También es necesario revisar si cada uno cumple a cabalidad con lo que ofrece. 

Si brindan un servicio de mala calidad, tienen retrasos constantes, cambian sus tarifas sin justificación alguna, dan una mala atención al cliente o no resuelven las dudas o los imprevistos, bien podrías prescindir de ellos y buscar nuevas opciones, pues no están beneficiando de ninguna forma a la compañía. Haz una revisión de sus tarifas y compáralas con otros proveedores, quizá haya otros en el mercado con una oferta que convenga más a las necesidades de la empresa y se ajusten a una mejor presupuesto, lo que se traducirá en un mejor precio de tu producto o servicio para tus clientes.

MULTAS O RECARGOS

Pueden deberse a una mala planeación o falta de supervisión administrativa o desafortunadamente a descuidos del personal. Ya sea que se trate del pago de impuestos, suscripciones de servicios, pagos tardíos de créditos o multas de tránsito de algún vehículo de la empresa, son gastos que se pueden evitar. 

Es necesario tener al día el control de gastos y las formas de pago, además de tener presente las fechas de pago y de corte o los plazos de vencimiento para evitar pagar intereses moratorios o pagos extemporáneos que causen cuotas extra. La calendarización es importante. Piensa en ese dinero que se paga de más y lo que podrías hacer con él en otras áreas de la empresa que lo requieran.

OFICINAS Y MOBILIARIO

La era del home office llegó para quedarse. Un gran número de compañías están entendiendo que el mundo ya cambió y hoy están prescindiendo del uso de oficinas físicas, de pagos de renta y compra de mobiliario extenso y costoso para tener a su personal 40 horas a la semana o más de forma presencial. 

En muchas empresas les está cambiando el chip de su cultura organizacional y tienen claro que su personal puede trabajar desde otros espacios con más eficiencia y productividad, además de promover el cuidado de su salud mental. 

Está comprobado que tener al personal trabajando desde casa representa para la empresa: 

• Posibilidad de contratar talento foráneo. 
• Ahorro en renta de oficinas y consumo de servicios (luz, agua, teléfono). 
• Ahorro en papel e insumos de oficina. 
• Mejor ambiente laboral. 
• Menor ausentismo laboral.

Si no es el caso de tu organización, valorar los espacios de coworking también es una opción funcional que reduce costos para las empresas. 

SOFTWARE/LICENCIAS/SUSCRIPCIONES

Vivimos en una era en la que la revolución digital nos sobrepasa y es difícil seguirle el paso. Sin embargo, hay empresas que gastan cantidades exorbitantes de dinero con tal de estar a la vanguardia en tecnología. 

¿Ya revisaste a cuántas aplicaciones de pago están suscritos y no usan? ¿O cuántas licencias de programas de diseño o software de flujos de trabajo que nadie sabe usar y siguen pagando? ¿Cuántas veces se ha pagado la renovación automática de antivirus en equipos de cómputo que nadie utiliza? 

Esos claramente son gastos innecesarios para la empresa y muy costosos. Por ello es importante hacer un check list de qué se tiene, cuánto se paga y fechas de vigencia de cada uno.

DUPLICIDAD DE GASTOS

Uno de los errores en el ciclo de pagos de las empresas es la duplicidad de gastos, incluirlos en rubros que ya están presupuestados en otras áreas implica un desfase en las finanzas corporativas pues generan gastos extra.

La observancia de los gastos de principio a fin es vital. De otra forma no podrían detectarse los despilfarros, las áreas de oportunidad y los huecos en la administración.

CAJA CHICA SIN CONTROLES

Cuando no hay prácticas eficientes en su manejo, las desventajas son demasiadas y ponen en riesgo los recursos monetarios de la compañía. Si bien tener una caja chica sirve para agilizar pagos menores y solventar imprevistos, siempre se puede mejorar su gestión. No tener una política de gastos definida, la falta de control en los recibos, mezclar dinero personal con dinero de la empresa, tener fugas de dinero o dejarla a cargo de personal sin ética, son factores que lejos de representar un beneficio representan un gasto inútil.

Si una caja chica no cumple con sus funciones, representa más un gasto inservible y puede estar dañando las finanzas de la compañía.

¿CÓMO SE PUEDEN EVITAR LOS GASTOS INNECESARIOS?

Hoy en día, las fintech han revolucionado el sector de los servicios financieros, han puesto al alcance de los usuarios, personas físicas y pymes, una amplia variedad de productos y servicios que satisfacen con creces sus necesidades de organización financiera.

Cada empresa es un caso particular y cada una responde a necesidades distintas. Sin embargo, hay acciones sencillas y necesarias para evitar los gastos innecesarios, mediante: 

• Análisis y revisión 
• Organización
• Planeación
• Control de gastos
• Supervisión
• Personal capacitado
• Innovación

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